Du wirst viel zu oft bei deiner Arbeit unterbrochen? Dein Telefon geht dir total auf den Keks? Es dauert Ewigkeiten, bis du wieder zurück im Flow bist? – Na dann, herzlich Willkommen im Club.

Erreichbarkeit ist ja so eine Sache: Auf der einen Seite will man ja gerne für andere da sein. Ich möchte ihnen das Gefühl geben, gut umsorgt zu sein und immer zu wissen, woran sie gerade sind. Vertrauen ist mir unheimlich wichtig.

Und jetzt kommt das große Aber: Gleichzeitig ist es aber genau diese ständige Erreichbarkeit, die in großen Stress ausarten kann. Immer das Gefühl zu haben, dass man da sein muss, weil es irgendwo brennt, macht jeden noch so cleveren Workflow kaputt. Und dabei spielt es keine Rolle, ob du angestellt oder selbstständig bist.

Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich bin relativ sensibel und ein prima Opfer für sämtliche Unterbrechungen und Ablenkungen. Und wenn ich ehrlich bin, fällt es mir ohnehin schon sehr schwer, in einen Flow zu kommen. Manchmal kommt es mir vor, als wäre ich auf der Suche nach einem Einhorn. Das Klingeln allein – ohne den Anruf entgegen zu nehmen – reicht schon, um die Konzentration zunichte zu machen. Besonders bitter: Wer einmal abge­lenkt wird, braucht min­des­tens wei­tere 15 Minu­ten, um wieder zurück in den Work­flow zu kommen, sagen Studien. In meinem Fall sind es sogar eher 30 Minuten.

Wie oft am Tag wirst du bei deiner Arbeit unterbrochen? Fünf bis zehn Male oder noch öfter? Telefon, Handy, E-Mail? – Dann kannst du dir ja ausrechnen, wie viel produktive Zeit flöten geht, wenn du auf jede dieser Unterbrechungen eingehst.

Schluss mit „selbst und ständig“

Tut mir leid, aber wenn ich diesen Satz höre, überkommt mich dieser gewaltige Drang in die nächste Bodenvase oder ein sonstiges Behältnis zu brechen. Was für ein furchtbarer Satz. Er suggeriert, dass wir alle nur Opfer sind und jedem hinterherrennen müssen.

Aber egal ob Freelancer*in oder Angestellte*r: Die Eigenverantwortung, achtsame Regeln für uns aufzustellen, dank derer wir leistungsfähig und leidenschaftlich bleiben können, tragen wir. Niemand sonst. Das gilt während der Arbeit und auch danach.

Natürlich sind dieser Freiheit gewisse Grenzen gesteckt. Aber zu einem ferngesteuerten Workaholic mutieren muss niemand. – Ja, auch dann nicht, wenn der Chef die Grundregeln festlegt. Wir sind alle Menschen und man kann über alles reden. Auch mit dem Chef. Der hat nämlich auch Interesse daran, dass du ungestört arbeiten kannst. Neulich erzählte mir eine Bekannte, dass sie ihren Vorgesetzten gefragt hat, ob sie zu einer bestimmten Tageszeit Noise Cancelling Kopfhörer im Büro tragen darf. Und sieh an, sie durfte.

Timon und ich finden, dass es wichtig ist, unsere Erreichbarkeit klar zu regeln. Schon vor einigen Jahren wurde uns klar, dass wir so auf Dauer nicht arbeiten können. Unsere Beobachtung: Man kann noch so viel darüber nachdenken, spannende Produktivitätstechniken anzuwenden und sich zahlreiche Bücher dazu kaufen – es wird nichts bringen, solange man jedem im eigenen Umfeld erlaubt, zu jeder Tages- und Nachtzeit anzurufen. Wer sich darüber ärgert, dass es Menschen gibt, die zu unmöglichen Zeiten anrufen – selbst Schuld! Denn als Selbstständiger kann man sich in vielen Fällen seine eigenen Regeln aufstellen. Dazu gehört zum Beispiel auch, sich die Anrufer ein Stück weit zu erziehen.

Also haben wir uns gefragt: Müssen wir uns wirklich immer wieder unterbrechen lassen, wenn uns die Leute genauso gut eine Nachricht hinterlassen könnten? – Nö. In unserem Fall war die Unterbrechung in neun von zehn Fällen vollkommen überflüssig. Ein gutes Vorbild ist uns Cal Newport, Professor für Informatik an der Georgetown University und Autor des Buchs „Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“*:

„Da ich meinen Lebensunterhalt mit geistigen Tätigkeiten verdiene, lege ich, ebenso wie ein professioneller Athlet, Wert auf einen körperlich gesunden Lebensstil. Und auf ein gesundes mentales Leben – auch wenn es Abstriche erfordert. Die Leute wundern sich oft, dass ich zum Beispiel nie ein Benutzerkonto für soziale Medien hatte. Außerdem surfe ich selten aus Langeweile im Netz und schon vor langer Zeit habe ich meine für die Allgemeinheit bestimmte E-Mail-Adresse aufgegeben. Kurz: Ich bin schwer erreichbar. Ich weiß zwar, dass mir durch eine so geringe Onlinepräsenz kleinere berufliche Vorteile verloren gehen. Aber ich bin ebenso sicher, dass ich auf diese Weise meine Fähigkeit verbessere, mich über lange Zeiträume hinweg stark zu konzentrieren. Und das ist am Ende mindestens genauso viel wert.“

Was uns hilft, Unterbrechungen zu reduzieren:

#1 Fixe Arbeitszeiten etablieren.
Was man intern macht, ist einem selbst überlassen. Aber nach außen sollte man möglichst klare Öffnungszeiten kommunizieren. Und zwar nicht nur seinen Kunden, sondern auch Freunden und Familie. Wie oft hört man den Satz: „Du bist doch selbstständig und den ganzen Tag zuhause, kannst du nicht mal eben…?“ – Nein, kann ich nicht. Ich arbeite!

So macht es zum Beispiel eine Kollegin von mir, Texterin und Business-Coach Lilli Koisser:

„Ich arbeite meist von Montag bis Donnerstag von 10 bis 13 und 14 bis 17 Uhr, oder abends auch mal länger. Oft fange ich auch erst um 11 Uhr an, oder mache eine Stunde länger Mittagspause. Wie ich will eben!

Die Hälfte des Arbeitstages, oder noch mehr, entfällt auf administrative Tätigkeiten. Ich schreibe also meist nur 2 bis 3 Stunden pro Tag für Kunden. Mehr als 5 Stunden eigentlich nie. Ich habe außerdem eine virtuelle Assistentin, die mir Kleinkram abnimmt!

Wichtig ist ja nicht, wie lange ich am Schreibtisch sitze, sondern dass a) die Qualität meiner Texte stimmt, und b) alle Deadlines eingehalten werden. Anders als bei einem Angestelltenverhältnis oder freien Dienstvertrag schulde ich dem Kunden mein Werk (meinen Text), und nicht meine Arbeitszeit. Trotzdem finde ich, dass fixe Arbeitszeiten professioneller wirken und dich wie ein ernstzunehmendes Unternehmen darstellen.“

Genauso ist es! Ich bin der Qualität meiner Arbeit verpflichtet und nicht meiner quantitativen Verfügbarkeit. Du siehst also: Fixe Arbeitszeiten sind ein guter erster Schritt. Zudem erlauben sie dir auch genügend Verschnaufpausen zum Auftanken.

#2 Den guten alten Anrufbeantworter nutzen.
Lass uns realistisch sein: Manche Menschen rufen trotzdem an, wenn es ihnen gerade passt. Dann hilft der gute alte Anrufbeantworter mit Bandansage (– darf auch gerne eine einfallsreiche und freundliche sein, damit hinterlässt man gleich einen viel besseren Eindruck ?).

Ich kann meine Festnetz-Voicemails sogar auf dem Handy abhören. Kann also keiner behaupten, ich sei schlecht erreichbar. Für uns ist der Anrufbeantworter unser wichtigster persönlicher Assistent: Er hält uns den Rücken frei und wimmelt unerwünschte Unterbrechungen ab. Das machen gute Assistent*innen auch so und niemand hat ein Problem damit!

Übrigens: Wer keine Nachricht hinterlässt, wird auch nicht zurückgerufen. Klingt hart? Ist es aber nicht. Wer wirklich ein wichtiges Anliegen hat, wird entweder mehrfach anrufen oder eine Nachricht hinterlassen. Wer das nicht einsieht, hat auch kein wichtiges Anliegen.

#3 Als Präventionsmaßnahme: Telefonnummern sparsam angeben.
Ich gebe nicht bei jeder Gelegenheit meine Nummer raus. Stattdessen findet man vorrangig den E-Mail-Kontakt: Schnell, unkompliziert und flexibel. Wie es sich für eine vorbildliche Introvertierte gehört, ist dies mein bevorzugter Kommunikationsweg.

Auf unseren Websites findest du keine Kontaktnummern außer der Telefonnummer im Impressum. Und diese Nummer wird konsequent zu bestimmten Zeiten bedient.

#4 Benachrichtigungen abstellen.
Das Telefon ist ja nicht der einzige Übeltäter. In meinem Artikel „7 idiotensichere Taktiken, wie du deine Konzentration killst“ gebe ich den ironischen Hinweis:

„Lass bei der Arbeit unbedingt dein Smartphone neben der Tastatur liegen und schalte unbedingt alle Push-Benachrichtigungen ein, insbesondere Instagram, Twitter, Facebook und Whatsapp. Nur so kannst du sicherstellen, dass du keine einzige Nachricht verpasst und sofort reagieren kannst. Du bist schließlich im Internet zuhause, da gehört sich das so! Dass dein Smartphone einen Flugmodus besitzt, um alles Störende von dir fernzuhalten, solltest du ganz schnell vergessen.“

Dasselbe gilt natürlich auch für Desktop-Benachrichtigungen. Halte dir diese Killer unbedingt vom Leib, sie fressen dir nachweislich deine Energie-Ressourcen weg. Wenn eine Push-Notification auf dem Screen erscheint, reagieren wir meistens, weil unser Belohnungssystem getriggert wird. Schließlich könnte ja irgendwo ein neuer Like oder eine neue Antwort auf uns warten.

Übrigens: Es gibt Apps, mit denen wir unseren Zugang zu bestimmten Seiten und Apps einschränken können, um gar nicht in die Versuchung zu kommen. Ich nutze am Desktop beispielsweise RescueTime (in meiner Ressourcen-Liste habe ich dieses Tool auch erwähnt). Auf dem iPhone wurden mit iOS 12 ebenfalls neue Funktionen zum Vermeiden von Unterbrechungen und zur Verwaltung der Screen Time eingeführt.

#5 E-Mails zu festen Zeiten abrufen.

Ich habe feste E-Mail Zeiten. Wer wirklich etwas Dringendes hat, ruft sowieso viel lieber an. E-Mails sind für mich ein langsames Medium, schließlich sind wir hier nicht bei WhatsApp. Wenn ich innerhalb von wenigen Stunden antworte, sorge ich nur dafür, dass sich beim Empfänger die falsche Erwartungshaltung aufbaut. Und am Wochenende antworte ich schon gar nicht!

Als prima Mittelweg hat sich folgendes Vorgehen erwiesen: Ich checke nur noch zwei- bis dreimal am Tag meine Mails und stelle ansonsten auch hier die Benachrichtigungen ab. Sicherlich ist dieses Vorgehen nicht in allen Berufen möglich, aber mal ehrlich: In den meisten Fällen gibt es mehr Spielraum, als man im ersten Moment denkt.

Ist das nicht total unhöflich?

Nein, absolut nicht! Die Idee der Sprechzeiten ist ja nun auch keine Weltneuheit, im Gegenteil. In vielen Branchen ist es selbstverständlich, sich an bestimmte Zeiten zu halten. In dem Ladengeschäft ist das so, ebenso wie bei Ärzten, Frisören, Ämtern und vielen anderen Einrichtungen.

Bei Freelancern ist das etwas anders. Das liegt natürlich auch daran, dass wir als Selbstständige gerne von unseren flexiblen Arbeitszeiten schwärmen. So entsteht das Bild, dass alles ungeregelt abläuft. Muss aber nicht so sein! Wir haben wie gesagt gute Erfahrungen mit festen Zeiten gemacht und sogar viel Respekt dafür erhalten. Unsere Kunden wissen, dass wir zuverlässig und gut erreichbar sind, daran ändert der Anrufbeantworter nichts. Und ein ungestörtes Arbeitsumfeld kommt letzten Endes wem zugute? – Genau, deinen Kunden.

Erst wenn du es geschafft hast, die Ablenkungen von aussen in den Griff zu bekommen, dann kannst du dir im nächsten Schritt überlegen, wie du mit den Ablenkungen von „innen“ (z. B. Antriebslosigkeit, schlechte Konzentration, Denkblockade) umgehen kannst. Schaff dir also zunächst eine Umgebung, in der du gut arbeiten kannst und die nach DEINEN Regeln spielt. Sonst erlaubst du Einflüssen von außen, über dich zu bestimmen und dann kommst du zu nichts. Und wie wir eben gesehen haben, lässt sich eine gute Erreichbarkeit auch gewährleisten, ohne sich ständig unterbrechen zu lassen.

Also: Hab keine Angst, radikal zu sein! Zieh klare Grenzen.
Wie gehst du bei deiner Arbeit mit Unterbrechungen und Ablenkungen um?

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