Eine Sache, die mich früher sehr genervt hat, war: Ich durfte mir meinen Arbeitstag nicht selbst strukturieren und auch nicht selbst entscheiden, mit welchen Apps und Tools ich arbeiten möchte. Einmal hatte ich mir (ohne zu fragen dummerweise) eine App installiert, die mir half Programme per Hotkey schnell zu öffnen (so etwas ähnliches wie jetzt LaunchBar). Boah, das gab richtig Stress.

Vielleicht sind das für den einen oder anderen Peanuts. Aber ich mag es, wenn Dinge einfach funktionieren und mich dabei unterstützen, mein Ziel schneller zu erreichen. Hotkeys sind sowieso meine geheime Leidenschaft (verwende sogar extra eine englische Tastatur, nur um in den Genuss von NOCH MEHR Hotkeys zu kommen, haha). Ich reagiere äußerst allergisch auf Sätze wie: „So haben wir es schon immer gemacht.“ Oder: „Aber so funktioniert es doch auch…“.

Was nun folgt, ist eine kurze aber wirklich knackige Liste mit den 5 wichtigsten Alltagshelden, die jede Frau im täglichen Chaos in ihrer Arbeitsroutine haben sollte. Ich liebe alle und könnte mir einen Arbeitstag ohne sie nicht mehr vorstellen.

Kleiner Disclaimer: Diese Apps sind wahrlich keine Geheimwaffen, viele kennen sie sicher. Aber: Nutzt du sie schon intensiv oder schlägst du dich noch mit einer Zettelwirtschaft und anderen Workarounds herum? „Keine Lust, guck ich mir später irgendwann mal an.“ Setz dich hin und investier mal eine Stunde, um dich mit diesen Apps vertraut zu machen und sie als Hebel für deinen Erfolg einzusetzen. Du weißt doch, Stillstand = Rückschritt!

1. Mein persönlicher Assistent: Todoist

Vor Todoist habe ich eine Menge Dinge ausprobiert und war nie komplett überzeugt. Ich verwende Todoist, um mein gesamtes Leben zu organisieren: E-Mails auf Termin legen statt sofort zu antworten, Aufgaben sortieren und priorisieren, To-Dos des Tages festlegen. Blogartikel planen und Projektziele erstellen. Auch mein Buchmanuskript habe ich mit Todoist gemanagt und in kleine Teilschritte zerlegt – die Gewohnheit jeden Tag 500 Wörter zu schreiben ist dabei entstanden. Persönliche Ziele manage ich ebenfalls mit Todoist (beispielsweise trage ich mir auch ein, jeden Tag gesund zu essen und etwas für mich selbst zu tun).

Mit diesem Assistenten an meiner Seite kann ich nichts mehr vergessen und werde auch genau zum richtigen Zeitpunkt erinnert: Nämlich nicht den ganzen Tag lang, bis ich endlich reagiere, sondern genau dann, wenn ich es brauche. Nicht alle To-Dos müssen ständig im Blick sein. Was ich in einer Woche erst machen will, muss ich nicht heute schon auf meinem Screen sehen, das lenkt nur ab. Ich kann mich sogar orts- statt zeitbasiert erinnern lassen, wenn ich will. Und in der neusten Version bietet mir Todoist sogar eine intelligente Neuplanung von überfälligen Tasks an.

Das beste an Todoist, wie ich finde, ist aber: Projekte und untergeordnete Teilaufgaben, die man anlegt, sind teilbar mit anderen Personen. So kann ich meine Termine zusammen mit meinem Mann koordinieren, der ja gleichzeitig mein Kollege ist. Ich kann ihm Teile meiner Projekte übertragen und er wiederum mir. Das habe ich bei anderen Tools oft vermisst.

2. Mein Tresor für alles: 1Password

Es soll ja Menschen geben, die diese App nicht kennen – das ist für mich das Unglaublichste, wenn ich es höre! Nein nein, das soll nicht arrogant klingen. Es ist nur so, dass ich SO komplett aufgeschmissen ohne 1Password wäre, dass ich mir nicht vorstellen kann, jemals wieder ohne diese App zu sein.

So, nun spuck ich auch endlich aus, was dieses kleine Wunderding kann: Es ist ein fetter Tresor für alle deine Passwörter. Und sogar Kreditkarten-PINs. 1Password behält sie alle und du brauchst, um an deine Passwörter heranzukommen nur noch eines: dein Master-Password oder Touch-ID beim iPhone. Du kannst die App auf jedem deiner mobilen Geräte mitnehmen und für den Browser gibts eine Extension. Neu angelegte Passwörter werden über Dropbox oder iCloud auf all deinen Geräten synchronisiert. (Dass du Dropbox nutzt, setze ich voraus, weil: ebenso lebensnotwendig). 😉

3. Mein externes Gehirn: Evernote

Ich bin ein Kreativling. Das bedeutet, mein Gehirn verarbeitet 24/7 visuelle Eindrücke und findet alles super aufregend. Ich kann nicht steuern, ob mir eine spannende Idee beim Einkaufen in der Gemüseabteilung kommt oder während ich im Stau auf der Autobahn stehe. Dummerweise kommen mir richtig gute Ideen auch oft unter der Dusche oder bei meiner Gesichtspflegeroutine. Da hilft mir Evernote leider noch nicht. Aber ansonsten geht nichts ohne Evernote – findet Anne Häusler auch und erklärt auch gleich, wie man Evernote für Blog uns Business einsetzen kann.

Evernote ist eine Art Universalnotizbuch, aber mit der coolen Möglichkeit nicht nur Notizen schriftlich zu hinterlegen, sondern auch Bilder und Seiten im Internet zu speichern. Manchmal ist es so nervig, wie viele Einfälle man verschwendet, weil man weder Zettel noch Stift da hat. Ich nehme so etwas wirklich nie mit – zwei Teile mehr in der Tasche, das nervt. Da bin ich ganz Minimalist. Und auch eine simple Notizen App zu nehmen ist doof, weil: Da geht ja nur Text rein und keine Vorschau sämtlicher spannender Artikel und Ideenschnipsel. Außerdem kann ich mein Notizbuch nicht an andere freigeben – mit Evernote schon.

Statt also mit meiner Kamera jede Eingebung in einem Foto festzuhalten und die Idee dann nie wieder zu finden, während sie ohne Beschriftung irgendwo in der iCloud herumwabert, läuft es so: Ich speichere mein Foto direkt in ein Evernote Notizbuch. (In meinem Fall heißen sie: „Marketing Ideen“ oder „Gutes Webdesign“ oder „Blog Ideen“ oder, oder, oder). Dank der Volltextsuche, die sogar PDFs inkludiert, finde ich alles wieder. Alles, was mir jemals unterwegs vor die Füße gefallen ist und irgendwann mal nützlich werden könnte. Auch, wenn mir unterwegs urplötzlich ein guter Satz für mein Buch einfiel, habe ich ihn blitzartig in Evernote notiert. Neben der App gibt es auch eine Browser Extension, die ich täglich strapaziere, um mir anregende Artikel zu speichern.

Auch wenn du nicht in der Kreativbranche arbeitest, brauchst du Evernote! Warum? Du sammelst doch bestimmt ebenfalls Input und Anregung bei anderen Unternehmern für deine eigenen Produkte und Verkaufsstrategien. Wo legst du diese Ideen ab? Wie managst du sie, dass die sie auch wiederfindest, wenn es darauf ankommt? – Evernote Baby!

4. Meine Kreativität: Pinterest

Tolle Apps, die dich im Alltag unterstützen | Kreativität fördern | Produktivität steigern | Selbstmanagement | organisiertes Arbeiten | vanilla-mind.deNun ist es raus: Ich bin gar nicht kreativ. Pinterest ist es! 😉

Oh Pinterest… So wichtig und gleichzeitig so böse. Das Google des gesamten Kreativ-Kosmos. Du brauchst eine Idee für eine Website? Pinterest! Du brauchst ein wenig Input, was für Google Fonts zusammen funktionieren? Pinterest! Du brauchst eine Idee fürs Mittagessen? P…ach nee, jetzt kommt der böse Teil. Pinterest ist so eine Goldgrube an Ideen, das lenkt aber auch fürchterlich ab, wenn man nicht aufpasst wie ein Schießhund. Am besten Timer für die Recherche stellen, sonst ist der Arbeitstag rum. Dennoch: Von unschätzbarem Wert für alle in kreativer Mission. Pinterest ist übrigens kein soziales Netzwerk, wusstest du das? Es ist eine Suchmaschine, so wie Google oder Bing. Nur eben mit visuellen Inhalten. Und ich bin mir sicher, dass Pinterest noch viel stärker wachsen wird.

Folgst du mir eigentlich schon auf Pinterest? Auf Pinterest speichere ich auch meine Leselisten, Büro-Ideen und hilfreiche Tipps von meinen lieben Blogger-Kollegen, also komm mich mal besuchen. 🙂

5. Mein Denkgenie: iThoughts

Ohne Mindmaps – ohne mich! Ich habe bis vor kurzem noch gedacht, es geht doch meistens auch ohne. Falsch: Brainstormen, Erschließen und Strukturieren von Themengebieten geht am cleversten mit einer Mindmap. Was meinst du, wie ich mein Manuskript so schnell fertig bekommen habe? Ich habe mir eine Mindmap für die Buchkapitel und die Gesamtstruktur gemacht und noch einmal für jedes einzelne Kapitel. Viele Themenkomplexe sind so verworren und tief, dass man nicht einfach aus dem Kopf heraus loslegen kann. Oder sollte. Oft arbeitet man dann munter drauf los und irgendwann landet man in einer Sackgasse. Gilt für alle Probleme, ob nun die Planung einer Marketing Kampagne oder wie man seinen nächsten Vortrag aufbaut. Einen detaillierten Post inkl. Anleitung zur „magischen Kraft“ von Mindmaps gibt es natürlich auch auf Vanilla Mind: hier.

Ohne welche Alltagshelden kannst du nicht arbeiten? Was benutzt du am allerliebsten in deinem Job?

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