Produktivität

Alltagshelden – 5 Apps, ohne die ich nicht arbeiten kann

5 Apps, ohne die ich nicht arbeiten kann – www.vanilla-mind.de

Eine Sache, die mich früher sehr genervt hat, war: Ich durfte mir meinen Arbeitstag nicht selbst strukturieren und auch nicht selbst entscheiden, mit welchen Apps und Tools ich arbeiten möchte. Einmal hatte ich mir (ohne zu fragen dummerweise) eine App installiert, die mir half Programme per Hotkey schnell zu öffnen (so etwas ähnliches wie jetzt LaunchBar). Boah, das gab richtig Stress.

Vielleicht sind das für den einen oder anderen Peanuts. Aber ich mag es, wenn Dinge einfach funktionieren und mich dabei unterstützen, mein Ziel schneller zu erreichen. Ich reagiere äußerst allergisch auf Sätze wie: „So haben wir es schon immer gemacht.“ Oder: „Aber so funktioniert es doch auch…“. Grmpf.

Was nun folgt, ist eine kurze aber wirklich knackige Liste mit den 5 wichtigsten Alltagshelden, die jede selbstständige Frau im täglichen Chaos in ihrer Arbeitsroutine haben sollte. Ich liebe alle und könnte mir einen Arbeitstag ohne sie nicht mehr vorstellen.

Kleiner Disclaimer: Diese Apps sind wahrlich keine Geheimwaffen, die meisten kennen sie sicher. Aber: Nutzt du sie schon intensiv, um dein Business voranzubringen oder schlägst du dich noch mit einer Zettelwirtschaft und anderen Workarounds herum?

1. Mein persönlicher Assistent:
Todoist

Vor Todoist habe ich eine Menge Dinge ausprobiert und war nie komplett überzeugt. Ich verwende Todoist, um mein gesamtes Leben zu organisieren: E-Mails auf Termin legen statt sofort zu antworten, Aufgaben sortieren und priorisieren, To-Dos des Tages festlegen. Blogartikel planen und Redaktionspläne erstellen. Auch mein Buchmanuskript habe ich mit Todoist gemanagt und in kleine Teilschritte zerlegt – und die Gewohnheit jeden Tag 500 Wörter zu schreiben ist nebenbei entstanden. Persönliche Wünsche umsetzen manage ich ebenfalls mit Todoist (beispielsweise trage ich mir auch ein, jeden Tag gesund zu essen und etwas für mich selbst zu tun).

Mit diesem Assistenten an meiner Seite kann ich nichts mehr vergessen und werde auch genau zum richtigen Zeitpunkt erinnert: Nämlich nicht den ganzen Tag lang, bis ich endlich reagiere, sondern genau dann, wenn ich es brauche. Nicht alle To-Dos müssen ständig im Blick sein. Was ich in einer Woche erst machen will, muss ich nicht heute schon auf meinem Screen sehen, das lenkt nur ab. Ich kann mich sogar orts- statt zeitbasiert erinnern lassen, wenn ich will. Und in der neusten Version bietet mir Todoist sogar eine intelligente Neuplanung von überfälligen Tasks an.

Das beste an Todoist, wie ich finde, ist aber: Projekte und untergeordnete Teilaufgaben, die man anlegt, sind teilbar mit anderen Personen. So kann ich meine Termine zusammen mit meinem Mann koordinieren, der ja gleichzeitig mein Geschäftspartner ist. Ich kann ihm Teile meiner Projekte übertragen und er wiederum mir. Das habe ich bei anderen Tools oft vermisst.

2. Mein Tresor für alles:
1Password

Es soll ja Menschen geben, die diese App nicht kennen – das ist für mich das Unglaublichste, wenn ich es höre. Nein nein, das soll nicht arrogant klingen. Es ist nur so, dass ich SO komplett aufgeschmissen ohne 1Password wäre, dass ich mir nicht vorstellen kann,  jemals wieder ohne diese App zu sein.

So, nun spuck ich auch endlich aus, was dieses kleine Wunderding kann: Es ist ein fetter Tresor für alle deine Passwörter. Und sogar Kreditkarten-PINs. 1Password behält sie alle und du brauchst, um an deine Passwörter heranzukommen nur noch eines: dein Master-Password oder Touch-ID beim iPhone. Du kannst die App auf jedem deiner mobilen Geräte mitnehmen und für den Browser gibts eine Extension. Neu angelegte Passwörter werden über Dropbox oder iCloud auf all deinen Geräten synchronisiert. (Dass du Dropbox nutzt, setze ich voraus, weil: ebenso lebensnotwendig). 😉

3. Mein externes Gehirn:
Evernote

Ich bin ein Kreativling. Das bedeutet, mein ist Gehirn verarbeitet 24/7 visuelle Eindrücke und findet alles super aufregend. Ich kann nicht steuern, ob mir eine spannende Idee beim Einkaufen in der Gemüseabteilung kommt oder während ich im Stau auf der Autobahn stehe. Dummerweise kommen mir richtig gute Ideen auch oft unter der Dusche oder bei meiner Gesichtspflegeroutine. Da hilft mir Evernote leider noch nicht. Aber ansonsten geht nichts ohne Evernote.

Evernote ist eine Art Universalnotizbuch, aber mit der coolen Möglichkeit nicht nur Notizen schriftlich zu hinterlegen, sondern auch Bilder und Seiten im Internet zu speichern. Manchmal ist es so nervig, wie viele Einfälle man verschwendet, weil man weder Zettel noch Stift da hat. Ich nehme so etwas wirklich nie mit – zwei Teile mehr in der Tasche, das nervt. Da bin ich ganz Minimalist. Und auch eine simple Notizen App zu nehmen ist doof, weil: Da geht ja nur Text rein und keine Vorschau sämtlicher spannender Artikel und Ideenschnipsel. Außerdem kann ich mein Notizbuch nicht an andere freigeben – mit Evernote schon.

Statt also mit meiner Kamera jede Eingebung in einem Foto festzuhalten und die Idee dann nie wieder zu finden, während sie ohne Beschriftung irgendwo in der iCloud herumwabert, läuft es so: Ich speichere mein Foto direkt in ein Evernote Notizbuch. (In meinem Fall heißen sie: „Marketing Ideen“ oder „Gutes Webdesign“ oder „Blog Ideen“ oder, oder, oder). Dank der Volltextsuche, die sogar PDFs inkludiert, finde ich alles wieder. Alles, was mir jemals unterwegs vor die Füße gefallen ist und irgendwann mal nützlich werden könnte. Auch, wenn mir unterwegs urplötzlich ein guter Satz für mein Buch einfiel, habe ich ihn blitzartig in Evernote notiert. Neben der App gibt es auch eine Browser Extension, die ich täglich strapaziere, um mir anregende Artikel zu speichern.

Auch wenn du nicht in der Kreativbranche arbeitest, brauchst du Evernote! Warum? Du sammelst doch bestimmt ebenfalls Input und Anregung bei anderen Unternehmern für deine eigenen Produkte und Verkaufsstrategien. Wo legst du diese Ideen ab? Wie managst du sie, dass die sie auch wiederfindest, wenn es darauf ankommt? – Evernote Baby!

4. Meine Kreativität:
Pinterest

Nun ist es raus: Ich bin gar nicht kreativ. Pinterest ist es! 😉

Oh Pinterest… So wichtig und gleichzeitig so böse. Das Google des gesamten Kreativ-Kosmos. Du brauchst eine Idee für eine Website? Pinterest! Du brauchst ein wenig Input, was für Google Fonts zusammen funktionieren? Pinterest! Du brauchst eine Idee fürs Mittagessen? P…ach nee, jetzt kommt der böse Teil. Pinterest ist so eine Goldgrube an Ideen, das lenkt aber auch fürchterlich ab, wenn man nicht aufpasst wie ein Schießhund. Am besten Timer für die Recherche stellen, sonst ist der Arbeitstag rum. Dennoch: Von unschätzbarem Wert für alle Selbstständigen in kreativer Mission.

5. Mein Denkgenie:
iThoughts

Ohne Mindmaps – ohne mich! Ich habe bis vor kurzem noch gedacht, es geht doch meistens auch ohne. Wie vermessen von mir! Brainstormen, Erschließen und Strukturieren von Themengebieten geht am cleversten mit einer Mindmap. Was meinst du, wie ich mein Manuskript so schnell fertig bekommen habe? Ich habe mir eine Mindmap für die Buchkapitel und die Gesamtstruktur gemacht und noch einmal für jedes einzelne Kapitel. Viele Themenkomplexe sind so verworren und tief, dass man nicht einfach aus dem Kopf heraus loslegen kann. Oder sollte. Oft arbeitet man dann munter drauf los und irgendwann landet man in einer Sackgasse. Gilt für alle Probleme, ob nun die Planung einer Marketing Kampagne oder wie man seinen nächsten Vortrag aufbaut. Einen detaillierten Post inkl. Anleitung zur „magischen Kraft“ von Mindmaps wird es hier auch bald geben. Stay tuned. 🙂

Ohne welche Alltagshelden kannst du nicht arbeiten? Was benutzt du am allerliebsten in deinem Job?

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9 Kommentare

  • Reply Jenny von Fit and sparkling Life 29. Januar 2017 at 14:59

    Also die Liebe zu Pinterest war bei mir mal vor einiger Zeit sehr groß, dann ebbte sie ab…aber nicht, weil ich das ganze plötzlich blöd fand sondern weil es so unglaublich viel Zeit gefressen hat, dass ich mir allein das Einloggen verboten habe 😀 Seit neustem verwende ich es wieder aktiver und hab natürlich wieder Spaß daran 😉 Sehr beliebt auf meinem Handy ist die Diktierfunktion: manchmal habe ihc urplötzlich eine Eingebung für den Blog während ich mit dem Hund spazieren gehe – da habe ich natürlich kein Notizbuch dabei. Somit erzähl ich es mir selbst auf mein Handy und die Ideen gehen nicht verloren 🙂

    Für meine Notizen bin ich immer noch oldschool unterwegs: ich liebe meine Notizbücher und meinen Kalender – auch wenn ich zugeben muss, dass ich hin und wieder Ideen suche, weil ich nicht mehr weiß, in welchem Buch ich sie notiert habe.

    Hab noch ein tolles Wochenende und liebe Grüße
    Jenny

    • Reply Melina 29. Januar 2017 at 15:11

      Jaaa, die Diktierfunktion ist genial! Manchmal lasse ich die auch einfach laufen, wenn mein Mann und ich gerade am Brainstormen sind beim Spazierengehen. Ein richtig guter Tipp! 🙂
      Ich wünsche dir auch noch einen schönen Sonntag, bis bald! 🙂
      Melina

  • Reply Anni 29. Januar 2017 at 19:17

    Ich benutze Any.Do für ToDos und terminierte Aufgaben, Wunderlist dagegen ist mein Helfer bei Einkaufslisten und Wunschzetteln, weil ich die App super mit meinem Freund zusammen nutzen kann.
    Ich hatte Todoist auch eine kurze Zeit mal in Gebrauch, fand es aber irgendwie unübersichtlich. Ich werde es mir jetzt aber nochmal holen und gucken, ob ich damit vielleicht bessere Strukturen in meine Aufgaben bekomme. 🙂
    Ich freue mich auf deinen Post zu den Mindmaps, ich habe große Lust wieder mehr damit zu arbeiten.

    Das Problem mit den vorgegebenen Tools, die man nutzen muss, kenne ich übrigens leider auch nur zu gut. Bin Art Directorin in einer Werbeagentur und man möchte meinen, dass die Firmen in der Werbebranche offen sind für neues und die besten Kreativ- und Organisationstools nutzen. Nein, natürlich nicht…

    • Reply Melina 29. Januar 2017 at 21:25

      Auch wenn das nicht der Hauptgrund für meine Selbstständigkeit ist, aber es ist definitiv einer davon. 😉 Als Creative Director kann ich nun zu 100% selbst meine Tools bestimmen, juhu! Mein Mann kommt dauernd mit coolen neuen Apps um die Ecke, so bin ich auch zu Todoist gekommen.
      Für den Wocheneinkauf nutze ich tatsächlich aber noch etwas anderes und zwar „Buy me a Pie“. Auch ein nettes Helferlein! Ich liebe solche Apps. 🙂
      Liebe Grüße nach Hamburg!

  • Reply Jana 30. Januar 2017 at 5:08

    Ohja, solche Tools helfen mir mittlerweile auch bei allem.
    Ich kann gar nicht glauben, dass ich erst vor einem Monat angefangen habe LastPass zu nutzen. Vorher war mein Passwortmanagement ein Alptraum.
    Sonst nutze ich besonders gern Trello, toggl und ohne Google Keep geht bei mir gar nichts mehr.
    Mind-Maps werde ich auch mal wieder ausprobieren. Wobei ich die lieber mit Stift und Papier mache 😀

    Lieben Gruß,
    Jana

    • Reply Melina 2. Februar 2017 at 18:03

      Mit Zettel und Stift geht natürlich auch. 🙂 Allerdings kann ich dann Gedanken nicht so gut verschieben und umsortieren und dann sieht bei mir schnell alles ganz unübersichtlich aus und das wars dann mit Struktur. Habe eine Sauklaue, Linkshänderproblem. 😉

  • Reply Laura 31. Januar 2017 at 19:49

    Das klingt nach wirklich tollen Apps. Ich kenne davon nur Pinterest 🙂
    Liebe Grüße,
    Laura von lauraskreativecke

  • Reply Katrin 2. Februar 2017 at 16:31

    Na toll jetzt hab ich mich bei Pinterest angemeldet und hänge da den ganzen Tag ab :D.

    Liebe Grüße
    Katrin

    • Reply Melina 2. Februar 2017 at 17:58

      Sag nicht, ich hätte dich nicht gewarnt. 😉

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