Der Tag hat 24 Stunden – und wenn das nicht reicht, haben wir ja noch die Nacht! Äh…nein. Aber Hand aufs Herz – genauso verhalten wir uns manchmal, oder?

Ich zumindest kenne das von mir selbst. Dann liege ich gegen Mitternacht im Bett und frage mich: „Was genau hast du denn heute eigentlich erledigt? Deine Liste ist immer noch randvoll, du musst dich mehr anstrengen!“

Spoiler: „Sich einfach mehr anstrengen“ ist nicht die Antwort auf die Frage nach einem produktiveren Tag. Sondern die richtige Planung. Eine Planung, die dir hilft, produktiv zu arbeiten und keine überzogenen Erwartungen an dich selbst zu stellen. Denn DAS ist der Produktivitätskiller schlechthin.

In diesem Artikel nehme ich dich mit an einen typischen Morgen im Vanilla Mind Office und zeige dir, wie ich meinen Tag plane, ohne mir zu viel vorzunehmen und meine Ziele zu erreichen.

Gut geplant ist halb gewonnen!

💡 Aber vorweg: Widerstehe dem Drang nach Perfektion!

Lass dich nicht von den angeblich superproduktiven Leuten irritieren: Auch die produktivsten Macher:innen, die dir vielleicht jetzt einfallen, haben ihre Tiefs und Durchhänger. Das ist völlig normal.

👉 Der Unterschied ist bloß: Sie haben nur die besseren Tricks, um sich selbst zu führen. Einer davon ist die richtige Planung.

Ich habe festgestellt, dass Papier ein guter Trick ist, mich selbst besser zu führen und Ablenkungen keine Chance zu geben. Eine digitale To-Do-Liste klicke ich einfach weg, wenn sie mich nervt und ich kümmere mich nicht weiter darum. Alles, was sich nicht permanent in meinem Sichtfeld aufhält, ist quasi nicht vorhanden und wird dementsprechend auch nicht bearbeitet.

Ein Stück Papier hingegen habe ich den ganzen Tag neben mir, sodass ich immer im Fokus habe, was noch zu tun ist. Ich verwende zusätzlich auch noch einen digitales Projektmanagement, weil ich die Flexibilität brauche, geschäftliche Aufgaben und Projektziele gleichzeitig mit meinem Mann zu bearbeiten – für den persönlichen Alltagsgebrauch ist ein Planer zum Ausdrucken auf Papier aber einfach unschlagbar! (Hier findest du weitere Tools, die im Home Office für mich unverzichtbar sind.)

Wie muss ein guter Tagesplaner aussehen?

Wir sollten unbedingt kurz darüber reden, wie ein guter Tagesplaner NICHT aussehen sollte.

Eine To-Do-Liste erstellen klingt so trivial, ist es aber gar nicht. Denn es gibt einige Fallen, in die man tappen kann – und schon ist Frust am Abend vorprogrammiert. Ich bin mittlerweile recht erfahren auf diesem Gebiet: Im Planen…ja – aber noch viel mehr im Fehlplanen!

💡 Folgende Fehler habe ich früher alle gemacht und bestimmt kommen sie dir bekannt vor:

Fehler #1 – Deine To-Do-Liste ist viel zu lang

Viele Menschen machen den Fehler, einfach alles auf eine To-Do-Liste zu packen. Eine zu lange Liste macht dich aber ganz sicher eines nicht: produktiv. Im Gegenteil: Sie behindern dich sogar noch zusätzlich. Früher habe ich diesen Fehler oft gemacht und habe mich jeden Tag nur geärgert statt motiviert an die Arbeit zu gehen.

👉 Tipp: Mach dir eine Kladde, auf die du alles schreibst, was getan werden muss. Raus aus dem Kopf! Und dann mach dir eine zweite Liste, in die du wirklich nur das einträgst, was du an einem Tag für machbar hältst. Alles andere brauchst du erstmal nicht im Blick zu haben. Alle weiteren To-Dos warten geduldig auf deiner Kladde, bis die Zeit für sie gekommen ist. Ich verwende dafür übrigens mein Bullet Journal. Eine Seite reserviere ich mir für meine Wochenübersicht, in der ich einfach herunterschreibe, was in der kommenden Woche für mich wichtig ist. Aus dieser Liste nehme ich mir dann einzelne Aufgaben für den Tag vor.

👉 Womit ich im Alltag gut fahre: Ich nehme mir nie mehr als 3-5 Tätigkeiten (je nach Komplexität der Aufgabe) vor. Eine kleinere Auswahl an wichtigen Aufgaben wird eher erledigt als viele Kleinigkeiten. Viele To-Do-Listen sind schlichtweg frustrierend, weil sie zu viele Aufgaben enthalten und dich am Ende des Tages eher frustrieren statt motivieren. Studien haben gezeigt, dass unser Gehirn von mehr als 3-5 Tätigkeiten überfordert ist und dann macht es einfach dicht. Und selbst 3 Ziele können manchmal schon zu viel sein. Denn wieviel wir schaffen können, hängt von noch mehr Faktoren ab:

😌 Wie ist meine heutige Tagesform? (Wenn du eine schlechte Nacht hattest, bist du vermutlich nicht so leistungsfähig. Sei nachsichtig mit dir.)
⏱ Wie viel Zeit brauche ich für die Aufgabe?
🧩 Kann ich sie in noch kleinere Teilaufgaben splitten, um motivierter zu starten?

Gut geplant ist halb gewonnen! Unser achtsamer Tagesplaner hilft dir, deine Energien richtig einzusetzen und dich nicht zu überfordern.

Fehler #2 – Es fehlen die Prioritäten

To-Do-Liste gut und schön. Aber so richtig genial ist sie noch nicht, wenn sie einfach nur ein ungeordnetes Sammelsurium von Tasks ist. Was hast du davon, am Ende des Tages 5, 10 oder sogar 20 Dinge abgehakt zu haben, aber die wichtigsten und größten Aufgaben liegen immer noch herum? – Wenig.

💡 Du brauchst eine Liste, die nach Priorität geordnet ist. Und nicht einfach nur eine Liste. Wie geht das? Bewerte deine Aufgaben nach diesen 4 Kategorien (man nennt dies das Eisenhower-Prinzip):

🔥 wichtig und dringend (Kunden-Deadlines, die vor der Tür stehen)
🤓 nicht dringend, aber wichtig (Langzeitziele wie Fortbildung)
⚠️ nicht wichtig, aber dringend (wie z. B. Aufgaben, die man delegieren kann)
🤡 nicht wichtig, nicht dringend (z. B. deine Schreibtischschubladen neu sortieren)

Fehler #3 – dein Zeitmanagement ist mies

❓ Wie ist es um dein Zeitmanagement bestellt? – Deine Zeiten vor Beginn der Arbeit zu schätzen hilft, sich die Zeit effektiv einzuteilen. Dabei lernst du deine eigene Arbeitsweise auch besser kennen. Ich habe eine Weile lang geglaubt, ich sei viel schneller mit manchen Dingen fertig…bis ich angefangen habe, vorher meine Zeiten zu schätzen und überrascht (will sagen: schockiert!) war, wie aufwändig einzelne Aufgaben wirklich sind. Und schon ist der Tag weg.

👉 Eine Zeitvisualisierung ist die Lösung: Auf einem guten Tagesplaner sollte man genau erkennen können, wie viel Zeit vom Tag noch übrig bleibt und ich kann sehen, ob meine Planung realistisch ist oder nicht.

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