Der Tag hat 24 Stunden – und wenn das nicht reicht, haben wir ja noch die Nacht! Äh…nein. Aber Hand aufs Herz – genauso verhalten wir uns manchmal, oder?
Ich zumindest kenne das von mir selbst. Dann liege ich gegen Mitternacht im Bett und frage mich: „Was genau hast du denn heute eigentlich erledigt? Deine Liste ist immer noch randvoll, du musst dich mehr anstrengen!“
Spoiler: „Sich einfach mehr anstrengen“ ist nicht die Antwort auf die Frage nach einem produktiveren Tag. Sondern die richtige Planung. Eine Planung, die dir hilft, produktiv zu arbeiten und keine überzogenen Erwartungen an dich selbst zu stellen. Denn DAS ist der Produktivitätskiller schlechthin.
In diesem Artikel nehme ich dich mit an einen typischen Morgen im Vanilla Mind Office und zeige dir, wie ich meinen Tag plane, ohne mir zu viel vorzunehmen und meine Ziele zu erreichen.
Gut geplant ist halb gewonnen!
💡 Aber vorweg: Widerstehe dem Drang nach Perfektion!
Lass dich nicht von den angeblich superproduktiven Leuten irritieren: Auch die produktivsten Macher:innen, die dir vielleicht jetzt einfallen, haben ihre Tiefs und Durchhänger. Das ist völlig normal.
👉 Der Unterschied ist bloß: Sie haben nur die besseren Tricks, um sich selbst zu führen. Einer davon ist die richtige Planung.
Ich habe festgestellt, dass Papier ein guter Trick ist, mich selbst besser zu führen und Ablenkungen keine Chance zu geben. Eine digitale To-Do-Liste klicke ich einfach weg, wenn sie mich nervt und ich kümmere mich nicht weiter darum. Alles, was sich nicht permanent in meinem Sichtfeld aufhält, ist quasi nicht vorhanden und wird dementsprechend auch nicht bearbeitet.
Ein Stück Papier hingegen habe ich den ganzen Tag neben mir, sodass ich immer im Fokus habe, was noch zu tun ist. Ich verwende zusätzlich auch noch einen digitales Projektmanagement, weil ich die Flexibilität brauche, geschäftliche Aufgaben und Projektziele gleichzeitig mit meinem Mann zu bearbeiten – für den persönlichen Alltagsgebrauch ist ein Planer zum Ausdrucken auf Papier aber einfach unschlagbar! (Hier findest du weitere Tools, die im Home Office für mich unverzichtbar sind.)
Wie muss ein guter Tagesplaner aussehen?
Wir sollten unbedingt kurz darüber reden, wie ein guter Tagesplaner NICHT aussehen sollte.
Eine To-Do-Liste erstellen klingt so trivial, ist es aber gar nicht. Denn es gibt einige Fallen, in die man tappen kann – und schon ist Frust am Abend vorprogrammiert. Ich bin mittlerweile recht erfahren auf diesem Gebiet: Im Planen…ja – aber noch viel mehr im Fehlplanen!
💡 Folgende Fehler habe ich früher alle gemacht und bestimmt kommen sie dir bekannt vor:
Fehler #1 – Deine To-Do-Liste ist viel zu lang
Viele Menschen machen den Fehler, einfach alles auf eine To-Do-Liste zu packen. Eine zu lange Liste macht dich aber ganz sicher eines nicht: produktiv. Im Gegenteil: Sie behindern dich sogar noch zusätzlich. Früher habe ich diesen Fehler oft gemacht und habe mich jeden Tag nur geärgert statt motiviert an die Arbeit zu gehen.
👉 Tipp: Mach dir eine Kladde, auf die du alles schreibst, was getan werden muss. Raus aus dem Kopf! Und dann mach dir eine zweite Liste, in die du wirklich nur das einträgst, was du an einem Tag für machbar hältst. Alles andere brauchst du erstmal nicht im Blick zu haben. Alle weiteren To-Dos warten geduldig auf deiner Kladde, bis die Zeit für sie gekommen ist. Ich verwende dafür übrigens mein Bullet Journal. Eine Seite reserviere ich mir für meine Wochenübersicht, in der ich einfach herunterschreibe, was in der kommenden Woche für mich wichtig ist. Aus dieser Liste nehme ich mir dann einzelne Aufgaben für den Tag vor.
👉 Womit ich im Alltag gut fahre: Ich nehme mir nie mehr als 3-5 Tätigkeiten (je nach Komplexität der Aufgabe) vor. Eine kleinere Auswahl an wichtigen Aufgaben wird eher erledigt als viele Kleinigkeiten. Viele To-Do-Listen sind schlichtweg frustrierend, weil sie zu viele Aufgaben enthalten und dich am Ende des Tages eher frustrieren statt motivieren. Studien haben gezeigt, dass unser Gehirn von mehr als 3-5 Tätigkeiten überfordert ist und dann macht es einfach dicht. Und selbst 3 Ziele können manchmal schon zu viel sein. Denn wieviel wir schaffen können, hängt von noch mehr Faktoren ab:
😌 Wie ist meine heutige Tagesform? (Wenn du eine schlechte Nacht hattest, bist du vermutlich nicht so leistungsfähig. Sei nachsichtig mit dir.)
⏱ Wie viel Zeit brauche ich für die Aufgabe?
🧩 Kann ich sie in noch kleinere Teilaufgaben splitten, um motivierter zu starten?
Fehler #2 – Es fehlen die Prioritäten
To-Do-Liste gut und schön. Aber so richtig genial ist sie noch nicht, wenn sie einfach nur ein ungeordnetes Sammelsurium von Tasks ist. Was hast du davon, am Ende des Tages 5, 10 oder sogar 20 Dinge abgehakt zu haben, aber die wichtigsten und größten Aufgaben liegen immer noch herum? – Wenig.
💡 Du brauchst eine Liste, die nach Priorität geordnet ist. Und nicht einfach nur eine Liste. Wie geht das? Bewerte deine Aufgaben nach diesen 4 Kategorien (man nennt dies das Eisenhower-Prinzip):
🔥 wichtig und dringend (Kunden-Deadlines, die vor der Tür stehen)
🤓 nicht dringend, aber wichtig (Langzeitziele wie Fortbildung)
⚠️ nicht wichtig, aber dringend (wie z. B. Aufgaben, die man delegieren kann)
🤡 nicht wichtig, nicht dringend (z. B. deine Schreibtischschubladen neu sortieren)
Fehler #3 – dein Zeitmanagement ist mies
❓ Wie ist es um dein Zeitmanagement bestellt? – Deine Zeiten vor Beginn der Arbeit zu schätzen hilft, sich die Zeit effektiv einzuteilen. Dabei lernst du deine eigene Arbeitsweise auch besser kennen. Ich habe eine Weile lang geglaubt, ich sei viel schneller mit manchen Dingen fertig…bis ich angefangen habe, vorher meine Zeiten zu schätzen und überrascht (will sagen: schockiert!) war, wie aufwändig einzelne Aufgaben wirklich sind. Und schon ist der Tag weg.
👉 Eine Zeitvisualisierung ist die Lösung: Auf einem guten Tagesplaner sollte man genau erkennen können, wie viel Zeit vom Tag noch übrig bleibt und ich kann sehen, ob meine Planung realistisch ist oder nicht.
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Schlagwörter: Organisation / Produktivität / Selbstmanagement / Zeitmanagement
Gute Idee! Ich benutze den Outlook. Es ist mit dem Geschäft und Privat Kalender verknüpft und auf meinem IPhone synchronisiert. Spart mir Papier und unterschiedliche Agendas :-)
Die Erinnerungen schätze ich sehr :-)
Liebe Grüsse
nissi
http://www.nissimendes.ch
Ich habe es auch mit Erinnerungen zum abhaken probiert, die mit sämtlichen technischen Geräten gesynct werden. Aber ich bin sehr gut darin, die Wecker zu ignorieren.
Inzwischen bin ich wieder beim guten alten Papier und es hat mir wirklich was gebracht. Wie gesagt, ich habe es ständig in meinem Sichtfeld und kann es nicht einfach “wegklicken”. ;)
Ich bin auch leidenschaftliche To-Do-Listen-Schreiberin. Habe aber glücklicherweise noch keine so langen Listen, dass ich sie allzu sehr gliedern muss. Trotzdem schaut der Planer echt interessant aus
http://www.thefashionfraction.com
Oh, den werde ich mir gleich mal anschauen.
Aber ich kann das bullet journal noch empfehlen… Wirklich ein sehr gutes Systhem und so individualisierbar! Bulletjournal.com glaub ich!
Oh ja, das ist cool! :)
Kannte ich noch gar nicht. Muss ich auch mal ausprobieren.
Dein Tagesplaner ist wirklich toll! Mir persönlich helfen Planer auf Papier viel mehr, als digitalisierte.
Durch dich wurde ich dazu inspiriert, meinen Blog “Chaotenfrei” zu starten!
Mach weiter so, dein Blog ist echt mega <3
Hallo du liebe!
Das ist ja der Hammer, toll dass du deinen eigenen Blog gegründet hast! :)
Sag mir unbedingt Bescheid, wenn dein erster Artikel online geht, den will ich natürlich nicht verpassen!??
Liebe Grüße
Melina
Genau das richtige zur richtigen Zeit! Du bist GENIAL! Herzlichen Dank dafür!
Ja, das mit dem wegdrücken von Erinnerungen kenne ich. Das klappt sehr gut bei mir :-) :-) :-)
Juhu, das freut mich! ?
Ich bin auch ein Papiertiger, digitale Erinnerungen werden weg gedrückt und dann werden die Aufgaben vergessen.
Auch zu lange To-Do Listen kenne ich. Da ich aber gemerkt habe, dass es eh nicht umsetzbar ist, schreibe ich mir nur noch die 2-4 wichtigsten Sachen auf, die auf gar keinen Fall vergessen werden dürfen, oder wo ich mich an feste Uhrzeiten halten muss. Alles andere wird danach in Reihenfolge der Wichtigkeit erledigt, wenn am Tag noch Zeit ist, ansonsten halt am nächsten Tag. Wenn sie es nicht auf die Liste schaffen, sind sie nicht so wichtig. :-)
Hi Melina,
einen super Artikel hast du da geschrieben. Ich bin auch so ein organisierter Mensch wie du. Jetzt wollte ich mir noch deine Vorlage heruntersagen und ausdrucken, aber das war leider nicht möglich. Kannst du sie mir vielleicht per Mail schicken oder mich benachrichtigen, wenn der Download wieder verfügbar ist? Das wäre super lieb. :)
Hi Phil,
hast du die Anleitung befolgt?
“Trag dich hier als Vanilla Mind Insider ein und erhalte kostenlosen Zugang zur VIP Download Bibliothek! Nach einer erfolgreichen Anmeldung erhältst du dein Passwort umgehend per E-Mail und kannst dir deinen Tagesplaner für fokussiertes Arbeiten herunterladen.”
Der Tagesplaner ist in meiner Download Bibliothek verfügbar, für die du das Passwort benötigst.
Liebe Grüße,
Melina
Alles klar, wusste nicht, dass ich das Passwort jedes Mal neu eingeben soll. Deshalb bin ich jetzt zum Downloadbereich, hab mich eingeloggt und es dort heruntergeladen. Danke!
Super, viel Freude!:)
Hi Melina, dein Tagesplaner ist einfach der Burner. Vielen Dank dafür, ich habe ihn regelmäßig im Einsatz und kann mittlerweile gar nicht mehr anders :-)
Habe ihn auch direkt mit auf meiner Ressourcen Liste gesetzt ;-)
https://www.socialmedia-betreuung.de/tipps-fuer-blogger-und-unternehmer/
LG Tina
Hi Tina,
ich freue mich sehr, dass der Tagesplaner solchen Anklang findet! Und vielen Dank für die Verlinkung auf deiner Ressourcenliste. :)
Liebe Grüße aus Lübeck,
Melina
Ich wollte gerade den Tagesplaner runterladen, leider kommt folgende Meldung: Die angefragte Seite konnte nicht gefunden werden. Verfeinern Sie Ihre Suche oder verwenden Sie die Navigation oben, um den Beitrag zu finden.
Liebe Grüsse Anett
Hallo Annett,
bei mir funktioniert der Download über die VIP Bibliothek mit Passwort einwandfrei. Bitte versuche es mit einem anderen Gerät oder einem anderen Browser.
Liebe Grüße
Melina
Jetzt mit dem zugeschickten Passwort hat es geklappt. :-)
Danke.
Liebe Grüsse Anett
Prima :)
Hallo! Gibt es den Planer noch irgendwo? Konnte ihn nicht finden unter dem Artikel;)
Am Ende des Artikels ist ein Kasten mit der Überschrift “Kostenloser Tagesplaner” und einem Newsletter-Formular. :)
Liebe Grüße
Ohoh, ich bin auch ein absoluter Listen-Freak, weil ich immer Chaos im Kopf habe und mich unglaublich leicht ablenken lasse, wenn ich nicht alles zumindest einmal aufgeschrieben habe. Wobei ich auch eindeutig zu Papier tendiere und mein Bullet-Journal dabei für mich mittlerweile unersetzlich geworden ist. Unterwegs trage ich dafür alles in mein Smartphone ein und Zuhause übertrage ich es dann in mein BJ- so habe ich immer alles im Blick. Die doppelte Arbeit stört mich auch nciht, im Gegenteil- es hilft mir sogar, da ich mir die Sachen teilweise besser merken kann.
Deinen Tagesplaner finde ich toll und den werde ich im nächsten Monat probehalber in mein BJ integrieren- da ich immer noch nach der für mich passenden Aufteilung suche.
danke für die infos
Endlich habe ich einen Tagesplan gefunden mit dem es mir gelingt, wirklich dran zu bleiben. Vielen Dank.
Sehr gerne, das freut mich! :) Liebe Grüße!
Liebe Melina, die Tipps sind klasse und mir hilft es sehr, mich zu strukturieren. Du hattest mal eine andere Version des Planers (wo links die Zeiten aufgelistet waren). Gibt es den noch irgendwo und falls ja: wo bekomme ich ihn? :-)
Tausend Dank für deine Mühe!
Hi Marie,
der Zeitstrahl ist immer noch da, in vereinfachter Form. Du kannst dort die Zeiten einfach neben deine Aufgaben schreiben. :)
Liebe Grüße, Melina