Der Tag hat 24 Stunden – und wenn das nicht reicht, haben wir ja noch die Nacht! Äh…nein. Aber so fühle ich mich nicht selten!

Und dann liege ich gegen Mitternacht im Bett und frage mich: „Was genau hast du denn heute eigentlich erledigt? War das ein erfolgreicher Tag für dich?“ Und mein Ich fragt ganz unbeeindruckt zurück: „Hä? Ich kann mich an nichts erinnern, was ist heute nochmal passiert?“ Schock. Panisches Durchforsten aller tagesfrischen Erinnerungen – nichts. Außer ein paar Erinnerungsschnipsel an halb angefangene E-Mails.

Na, selbst wieder erkannt?

Wie planst du deinen Tag, damit du schaffst, was du dir vorgenommen hast?


3 Zeitmanagementfehler, die fast jeder macht + mein kostenloser Tagesplaner | Produktivität steigern | effektives Arbeiten | Zeitmanagement | vanilla-mind.de

Gut geplant ist halb gewonnen!

Das gelingt aber nur, wenn man ein richtig gutes System hat! Denn eins habe ich leider einsehen müssen: Dem inneren Schweinehund ist wirklich nicht zu trauen. Dauernd macht der irgendwelche Tabs bei Pinterest auf und guckt sich DIYs an. Oder schreibt sinnlose Tweets, die er am Ende nicht einmal abschickt. 🙄

Lass dich nicht von den angeblich superproduktiven Leuten anschmieren: Deren Schweinehund ist genauso fies wie deiner! Auch die großen Macher und Bosse dieses Planeten haben ihre Tiefs und Durchhänger. Sie haben nur einfach die besseren Tricks, um ihren Schweinehund zu überlisten. Einer davon ist zum Beispiel die richtige Planung.

Ich habe festgestellt, dass Papier ein guter Trick ist, mich besser zu kontrollieren und Ablenkungen keine Chance zu geben. Eine digitale To-Do-Liste klicke ich einfach weg, wenn sie mich nervt und ich kümmere mich nicht weiter darum. Alles, was sich nicht permanent in meinem Sichtfeld aufhält, ist quasi nicht vorhanden und wird dementsprechend auch nicht bearbeitet.

Ein Stück Papier hingegen habe ich den ganzen Tag bei mir und es „starrt“ mich vorwurfsvoll an, sodass ich immer im Fokus habe, was noch zu tun ist. Ich verwende zusätzlich auch noch einen digitalen Planer, weil ich die Flexibilität brauche, geschäftliche Aufgaben und Projektziele gleichzeitig mit meinem Mann zu bearbeiten – für den persönlichen Alltagsgebrauch ist ein Planer zum Ausdrucken auf Papier aber einfach unschlagbar!

Und: Damit du dir nicht erst mühsam selbst ein System aufbauen musst, habe ich einen Tagesplaner für dich erstellt. Du kannst ihn dir kostenlos und unverbindlich unter diesem Artikel herunterladen, yay! 📈

Wie muss ein guter Tagesplaner aussehen?

Vielleicht sollten wir kurz darüber reden, wie er NICHT aussehen sollte.😎

Eine To-Do-Liste erstellen klingt ja so trivial, ist es aber gar nicht! Manchmal liegt der Hund schon dort begraben, dass man schlecht geplant hat. Ich bin sowas von erfahren auf diesem Gebiet: Im Planen…jaaa, aber noch viel mehr im Fehlplanen! (Was gut für dich ist, denn du kannst es gleich besser machen.)

Listen und Pläne sind für mich unheimlich aufregend, man könnte es fast als Obsession bezeichnen. 😛 Aber zurück zum Thema: Ja, ich bin ein strukturierter Mensch, aber so manches geht dann eben auch in die Binsen, weil ich den Faktor Mensch nicht in Betracht gezogen habe: Mich. Und ich bin halt manchmal oft einfach unmotiviert.

Folgende Fehler habe ich alle gemacht und bestimmt kommen sie dir bekannt vor:

Fehler #1 – Deine To-Do-Liste ist laaang

Unendliche To-Do Listen mit etlichen Aufgaben sind einfach nur Quatsch. Eine zu lange Liste macht dich ganz sicher eines nicht: produktiv. Im Gegenteil: Sie behindern dich sogar noch zusätzlich! Früher habe ich diesen Fehler oft gemacht und habe mich jeden Tag nur geärgert statt motiviert an die Arbeit zu gehen.

Ein wichtiges Learning war für mich also: Nie mehr als 3-5 Tätigkeiten (je nach Komplexität der Aufgabe) in die Liste aufnehmen. Eine kleinere Auswahl an wichtigen Aufgaben wird eher erledigt als viele Kleinigkeiten. Viele To-Do-Listen sind schlichtweg frustrierend, weil sie zu viele Aufgaben enthalten und dich am Ende des Tages eher frustrieren statt motivieren. Studien haben gezeigt, dass unser Gehirn von mehr als 3-5 Tätigkeiten überfordert ist und dann macht es einfach dicht.

Und selbst 5 können schon zu viel sein! Denn wieviel wir schaffen können, hängt von noch mehr Faktoren ab: Wie viel Zeit brauche ich für die Aufgabe? Kann ich sie in noch kleinere Teilaufgaben splitten, um motivierter zu starten? Große Tasks in möglichst kleine und machbare Häppchen zu zerlegen, ist essentiell!

Fehler #2 – Es fehlen die Prioritäten

To-Do-Liste gut und schön. Aber so richtig genial ist sie noch nicht, wenn sie einfach nur ein ungeordnetes Sammelsurium von Tasks ist. Was hast du davon, am Ende des Tages 5, 10 oder sogar 20 Dinge abgehakt zu haben, aber die wichtigsten und größten Aufgaben liegen immer noch unangerührt herum?! Nichts.

Du brauchst also eine Liste, die nach Priorität geordnet ist und nicht einfach nur eine Liste. Wie geht das? Bewerte deine Aufgaben nach diesen 4 Kategorien (man nennt dies das Eisenhower-Prinzip):

  • wichtig und dringend (Kunden-Deadlines, die vor der Tür stehen)
  • nicht dringend, aber wichtig (Langzeitziele wie Fortbildung)
  • nicht wichtig, aber dringend (wie z. B. Aufgaben, die man delegieren kann)
  • nicht wichtig, nicht dringend (das Büro streichen)

Wenn du diesen Punkt für dich geklärt hast, kannst du deine Liste schreiben.

Fehler #3 – dein Zeitmanagement ist mies

Oder vielleicht hast du nicht einmal eins. Sehr großer Fehler!

3 Zeitmanagementfehler, die fast jeder macht + mein kostenloser Tagesplaner | Produktivität steigern | effektives Arbeiten | Zeitmanagement | vanilla-mind.deDeine Zeiten vor Beginn der Arbeit zu schätzen hilft, sich die Zeit effektiv einzuteilen. Dabei lernst du deine eigene Arbeitsweise auch besser kennen. Ich habe eine Weile lang geglaubt, ich sei viel schneller mit manchen Dingen fertig…bis ich angefangen habe, vorher meine Zeiten zu schätzen und überrascht (will sagen: schockiert!) war, wie aufwändig einzelne Aufgaben wirklich sind. Und schon ist der Tag weg.

Eine Zeitvisualisierung ist die Lösung: Auf einem guten Tagesplaner sollte man genau erkennen können, wie viel Zeit vom Tag noch übrig bleibt und ich kann sehen, ob meine Planung realistisch ist oder nicht.

Extra Tipps:

Falls du bei deinem Zeitmanagement noch gar nicht weißt, wo oben und unten ist und noch nicht genau weißt, was bei dir am besten funktioniert, kann ich dir wärmstens empfehlen, erst einmal diesen Klassiker von David Allen zu lesen: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag*. Hier geht es in erster Linie um gute Selbstorganisation, indem man seinen eigenen Kopf entlastet und Stress abbaut.

Andere wertvolle Methoden, die mir täglich helfen, mein Kopfchaos in den Griff zu bekommen, findest du hier:

So, jetzt kennst du die wesentlichen Grundlagen und bist auf Erfolgskurs: Dann hol‘ dir jetzt meinen Tagesplaner kostenlos und leg los! 🙂

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